Klachtenprocedure

KLACHTENPROCEDURE

Dit klachtenregelement beschrijft de procedure rondom klachten die mogelijk kunnen ontstaan bij de uitvoering van de werkzaamheden door MindSteps Lifestyle

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Doel

Het op zorgvuldige en effectieve wijze registreren en afhandelen van klachten, het wegnemen van oorzaken en het nemen van maatregelen om bij gebleken gegrondheid van de klacht herhaling te voorkomen.

Artikel 2 Definities klacht

Schriftelijke melding van de klacht door de betrokkene, cliënt, of deelnemer met betrekking tot de resultaten en/ of dienstverlening en/ of bejegening door MindSteps Lifestyle

Artikel 3 Correcte behandeling

MindSteps Lifestyle draagt zorg voor een correcte en zorgvuldige behandeling van schriftelijke klachten, en de daaropvolgende correctieve en/ of preventieve acties.

PROCEDURE

Artikel 4 Indiening klacht

Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend en bevat minimaal de volgende gegevens: naam voluit, volledig adres, telefoonnummer, datum van de gebeurtenis, dagtekening en een omschrijving van de klacht. De klacht dient uiterlijk 5 werkdagen na de gebeurtenis gemeld te worden. MindSteps Lifestyle kan besluiten om de klacht niet in behandeling te nemen indien de klacht niet aan bovengenoemde voorwaarden voldoet.

Artikel 5 Ontvangst

MindSteps Lifestyle bevestigt ontvangst van de klacht schriftelijk binnen 5 werkdagen. Hierbij wordt vermeld: datum ontvangst van de klacht, afhandelingtermijn, klachtnummer, omschrijving van de klacht en de verdere procedure van de klacht.

Artikel 6 Preventieve/ correctieve acties

Indien de aanklager een voorstel doet tot correctie, genoegdoening en/ of een vervangende dienst t.a.v. de klacht, oordeelt MindSteps Lifestyle bij gegrondverklaring van de klacht over dit voorstel. Hierin wordt de ernst van de klacht, oorzaak en omstandigheden die tot de klacht hebben geleid meegewogen. MindSteps Lifestyle doet tot uiterlijk 4 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk een voorstel. Wanneer de aanklager niet tevreden is met het aanbod, kan eenmalig MindSteps Lifestyle overwegen om het voorstel te herzien. MindSteps Lifestyle zal in het onderzoek naar de klacht opnemen of er preventieve acties nodig zijn.

Artikel 7 Verwerking

Zodra de klacht is gerapporteerd en afgehandeld, zal dit schriftelijk worden gecommuniceerd naar de aanklager. MindSteps Lifestyle houdt een overzicht bij van alle binnengekomen klachten. MindSteps Lifestyle archiveert de klacht na afhandeling, waarbij het privacyreglement in acht worden gehouden. Jaarlijks zal er een evaluatie plaatsvinden op de binnengekomen klachten: afhandeling van de klachten en effectiviteit van de correctieve en/ of preventieve acties.

Artikel 8 Slotbepalingen

MindSteps Lifestyle heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in deze klachtenregeling. Op deze klachtenregeling is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. Voor klachten over schending van de privacy, is het privacyreglement onderdeel van de klachtenregeling. De aanklager heeft het recht tot inzage in de registratie van de klacht en de onderliggende stukken. Vernietiging van de klachtenformulieren vindt 2 jaar na afsluiting van de klacht plaats.